xx单位用友固定资产条形码管理方案

xx单位用友固定资产条形码管理方案

目录
一、 前言 2
二、 XX单位资产管理制度 2
三、 XX单位资产管理流程 5
四、 高科技管理手段和工具 8
五、 网络化平台管理的建立 10

一、 前言
XX单位是对国家XX管理委员会负责的行政单位。主要职责是。。。；组织。。。，研究。。。；负责。。。；负责。。。；负责。。。；承办。。。。
        2006年9月，财政部对北京市所有行政单位的资产进行了一次“清产核资”。XX单位在“清产核资”工作中全面地盘点了XX单位的流动资产和固定资产，并在“清产核资”的过程中对XX单位的资产进行了全面盘查。
针对XX单位目前固定资产管理现状，经过调研，我们提出如下资产管理解决方案，可以概括为四句话：建立一套完整的资产管理体系；构建一套科学的资产管理流程；运用一套先进的高科技工具和手段；实现网络化的信息共享平台。

二、 XX单位资产管理制度
1.关于固定资产的确认
固定资产是使用年限在一年以上，单位价值在500元以上、专用设备单位价值在800元以上，并在使用过程中基本保持原来物质形态的资产。

2.对购置固定资产资金渠道的规定
属于基本建设范围的由基本建设投资解决，不属于基本建设投资范围的由行政经费、事业经费或其它经费解决，属于专项控制商品，必须按规定报主管部门批准后才能购置。并且对于购入、调入和自制、自建完工交付使用增加的固定资产，应由国有资产管理部门统一验收，属于技术设备的还应会同技术部门验收。验收合格后，由国有资产管理部门据发票、固定资产调拨单或基建项目交付使用验收单据等凭证，填制固定资产增加通知单，办理有关入库、财务报销和使用单位领用等手续。对于调出、变卖减少或盘亏、正常报废和非正常损失减少的固定资产国家有严格规定的程序，由国有资产管理部门统一监管。

3.对于固定资产的日常管理的严格要求
从编制固定资产预算、计划采购、验收入库、登记入账、领用发出到维修保养、处置等各个环节的实物管理和财务核算；财务部门负责按固定资产的价值分类核算，审核固定资产预算并对固定资产管理进行监督检查；主管部门负责固定资产的预算编制、计划采购、验收入库、登记保管、领用发出、维修保养、调拨处置等具体管理，并负责分类进行实物量核算，技术部门参与专用设备的维修保养和技术鉴定；使用部门负责合理、有效使用和日常维护管理，杜绝浪费；必须完善固定资产账、卡、领用、处置、清查盘点等日常管理制度。使用部门须指定专人负责办理本部门固定资产和其它物品的领用、保管、清点等工作。

4.对于验收入库及投入使用的固定资产有相应的规定和流程
规定必须建立《固定资产卡片》并记入《固定资产明细账》，按物登卡、凭卡记账；已入库存的固定资产，要按照各类资产的使用说明和存放要求进行保管，填写保管单并定期检查，库存固定资产未经管理人员同意，任何人不准领用或调换；处置固定资产须填写《中央行政事业单位国有资产处置申请单》或《固定资产调拨单》，据单入账；使用部门领用固定资产须填写《固定资产领用单》，经主管领导同意后，固定资产管理人员凭单填写固定资产使 用记录卡并记入《固定资产卡片》。不经批准，任何个人不得以任何理由占用固定资产。如需借用固定资产，须经主管领导同意后，办理借用手续；对配备给个人使用的固定资产或物品，要建立领用交还制度，并督促使用人爱护所用资产。工作人员工作调动时，应在其办理所用资产交还手续后，方可办理调动手续。

5. XX单位关于固定资产分类分为十一类
按照资产清查工作中“北京市行政事业单位资产管理系统”中新分的11类资产进行分类，分为：土地；房屋和建筑物；通用设备；专用设备；交通运输设备；电气设备；电子产品及通讯设备；仪器仪表；文艺设备；图书、文物及陈列品；家具用具及其他。

6.对固定资产的盘点要求
XX单位对管理部门、财务部门和使用部门每半年对账一次，使账实、账卡、账账保持一致。每年对本部门的固定资产进行一次全面清查盘点，查明固定资产的实有数与账面结存数是否相符，固定资产的保管、使用、维修等情况是否正常。对清查盘点中发现的问题，应查明原因，说明情况，编制有关固定资产盘盈盘亏表，按管理权限报经国管局或本部门主管领导批准后，调整固定资产账目；各部门发生国有资产产权变动、财务和账务异常、资产损失和资金挂账严重或挂 靠单位脱钩等情况，按国家规定进行清产核资。

7. 通过条形码对固定资产进行管理
XX单位资产管理工作须遵循严格的规定和管理要求、严谨的管理程序、冗杂的账务清查和实物盘点工作。采用固定资产条形码管理系统后将极大地提高了工作效率，固定资产的管理切实地做到了账、卡、物的精确对应，使管理更加全面规范。对加强和提高固定资产的监督管理工作起到了良好的效果。
⑴ 节省盘点结算时间
XX单位要求每半年对账一次，使账实、账卡、账账保持一致；每年对各部门的固定资产进行一次全面清查盘点工作。在以往手工方式下，要进行实物清点、账务核对、编制报表等工作，要耗费大量的人力物力才能完成该项工作。不可避免的出现错盘、漏盘、重复盘现象。使用固定资产管理系统后，特别是通过条形码管理，大大改善清点资产实物的效率，做到省时省力，杜绝了错盘、漏盘、重复盘的现象，盘点准确率真正达到100%。且账务查询、核对、编制报表工作都由计算机自动完成。真正意义上实现省时省力。
⑵ 加强购入固定资产管理、避免重复购置和浪费
由于XX单位对于固定资产的购置有严格的制度规定，在以往的手工处理方式下，要查询一个是否有购买的必要性，通过固定资产账查询目前该项资产的情况，然后认为确实需要购买才审批，由于资产流动性大，账本上的信息难以反映出资产的真实情况。固定资产管理系统可以作为固定资产购置审批的辅助工具，在审批过程中，审批部门只要通过相应的终端设备，对申请部门的现存资产情况作详细调查，这种调查结果可成为审批的第一手决策资料。
⑶ 及时掌握资产情况，合理配置资源
在手工方式下，不能实时地统计出资产具体情况，特别对资产的短缺、损失的情况根本无法察觉，得到的数据反映的信息量相当有限，只能粗略地知晓是否有该资产存在和其价值，但对资产目前使用部门、以前使用部门、已使用年限等相关信息难以获取，更不用说获得综合的统计分析资料。使用该系统以后，实现了固定资产的统一管理，可以实时地掌握全部固定资产使用情况。各部门购入每一件资产以后都必须及时登记，并打印条形码。这时可以通过计算机跟踪出资产的购入情况，通过组合查询可以了解到所有部门的资产购入。每年的盘点清查工作可以先通过查询发现可能发生的问题，并组织专门人员重点地清查，做到有很强的针对性，通过固定资产管理系统中的统计分析功能可方便地了解到各部门固定资产的异动变化，及时调查出问题的根源。
在采用了固定资产条形码管理系统以后，帮助XX单位在固定资产的管理上更加全面规范，从整体上提高了固定资产管理水平。减少和避免了以往固定资产管理中的不足。较好的贯彻和执行了国务院机关事务管理局的关于固定资产的管理要求，得到XX单位的认可。

三、 XX单位资产管理流程
1. 定期盘点流程
 
2. 日常抽检流程

四、 高科技管理手段和工具
1. 通过用友软件从财务角度将资产全面管理起来
        用友软件可以从财务方面实现：固定资产的增加、减少、报废、转移、清理等XX单位日常管理中的业务处理。
        l 固定资产管理中实行全程监控，包括多单位资产的帐套管理、资产新增、修改、拆分、复制、转移、退出、撤消退出、主附资产转换，资产在用情况、是否到期、是否完好以及资产其他动态情况的历史信息等功能；
       l 提供自定义单位编码、资产分类编码、条形码编码的功能；
       l 提供自定义多种权限的功能（按单位、部门、管理人、固定资产类别、固定资产存放地）；
       l 提供主资产和附资产的管理功能；
       l 提供单条和批量新增固定资产信息的功能；
       l 提供单条和批量转移固定资产信息的功能；
       l 提供单条和批量删除固定资产信息的功能；
       l 提供在资产卡片中显示和打印报表时自定义公司名称的功能；
       l 提供对待报废资产查询的功能；
       l 提供动态查询的功能；
       l 提供动态查询结果导出成Execl文件的功能；
       l 提供丰富的统计报表的功能；
       l 提供对供应商、出厂编号等的管理功能；
       l 提供数据备份恢复功能。
2. 通过条形码管理系统从事务角度将资产全面管理起来
（1）条形码管理系统原理
条形码是由宽度不同、反射率不同的条和空，按照一定的编码规则（码制）编制成的，用以表达一组数字或字母符号信息的图形标识符．即条形码是一组粗细不同，按照一定的规则安排间距的平行线条图形．常见的条形码是由反射率相差很大的黑条（简称条）和白条（简称空）组成的．
　　条形码是由一组按一定编码规则排列的条、空符号，用以表示一定的字符、数字及符号组成的信息。条形码系统是由条形码符号设计、制作及扫描阅读组成的自动识别系统。
由于不同颜色的物体，其反射的可见光的波长不同，白色物体能反射各种波长的可见光，黑色物体则吸收各种波长的可见光，所以当条形码扫描器光源发出的光经光阑及凸透镜１后，照射到黑白相间的条形码上时，反射光经凸透镜２聚焦后，照射到光电转换器上，于是光电转换器接收到与白条和黑条相应的强弱不同的反射光信号，并转换成相应的电信号输出到放大整形电路．白条、黑条的宽度不同，相应的电信号持续时间长短也不同．但是，由光电转换器输出的与条形码的条和空相应的电信号一般仅１０ｍＶ左右，不能直接使用，因而先要将光电转换器输出的电信号送放大器放大．放大后的电信号仍然是一个模拟电信号，为了避免由条形码中的疵点和污点导致错误信号，在放大电路后需加一整形电路，把模拟信号转换成数字电信号，以便计算机系统能准确判读．
有问题可以咨询临沂用友软件服务中心，电话：18669962876，技术支持：1095460234

（2）条形码管理系统在固定资产管理中的优越性
①可靠准确。有资料可查键盘输入平均每300个字符一个错误，而条形码输入平均每15000个字符一个错误。如果加上校验出错率是千万分之一。
②数据输入速度快。键盘输入，一个每分钟打90个字的打字员1.6秒可输入12个字符或字符串，而使用条形码，做同样的工作只需0.3秒，速度提高了5倍。
③经济便宜。与其它自动化识别技术相比较，推广应用条形码技术，所需费用较长低。
④灵活、实用。条形码符号作为一种识别手段可以单独使用，也可以和有关设备组成识别系统实现自动化识别，还可和其他控制设备联系起来实现整个系统的自动化管理。同时，在没有自动识别设备时，也可实现手工键盘输入。
⑤自由度大。识别装置与条形码标签相对位置的自由度要比OCR大得多。条形码通常只在一维方向上表达信息，而同一条形码上所表示的信息完全相同并且连续，这样即使是标签有部分缺欠，仍可以从正常部分输入正确的信息。
⑥设备简单。条形码符号识别设备的结构简单，操作容易，无需专门训练。
⑦易于制作。可印刷，称作为“可印刷的计算机语言”。条形码标签易于制作，对印刷技术设备和材料无特殊要求。

五、 网络化平台管理的建立
1. 固定资产条形码管理系统网络构架及功能
　　l 提供自定义固定资产校验方法（按部门、保管人、存放地盘点校验）的功能。
l 提供按部门、存放地分级选择盘点校验的功能。
l 提供正常盘点信息、查询异常盘点信息、查询已转移盘点信息、查询未盘点信息的功能。
l 提供数据下传、数据上传的功能。
l 提供删除盘点结果的功能。

2. XX单位各部门的使用方向及用户权限
l 局领导：提供浏览全局资产的权限，加强对各部门资产的统筹管理。
l 各科室：各科室根据科室不同的权限，登陆固定资产系统中，可以独立查询、统计、汇总、打印本部门的固定资产，及时对资产的增加、减少、转移、报废、清理等情况进行业务处理。通过管理系统，各科室可以独立地操作系统，及时进行资产的业务处理，做好自查、自管工作，并配合资产管理部门做好资产的全面盘点工作，并根据资产的使用状况为资产管理部门和局领导提供资产管理的基本数据和可行性科学建议。
l 资产管理部门：一是通过资产入库、出库、转移、报废等过程的统一管理，实现对全局资产的增减的统一接口管理；二是通过对资产进行价值分析、结构分析、类别分析、部门分析等工作，将全局的产品全面的监控起来，为局领导的正确决策提供理论依据和事实根据；三是和财务能够实时对账，通过和财务的对账、和资产使用部门的盘点等工作，做到账账相符、账证相符、账卡相符、账实相符。达到固定资产管理的价值最大化。

3. 网络管理系统的优点
l 实现管理信息的平台。XX单位所有的固定资产数据全部存放在服务器上，数据集中管理；便于财务及资产管理部门能够集中管理、实时监控，各使用部门又能够自主统计、独立查询。
l 灵活运用，适时断开。目前的财务信息化系统服务器相对独立，同时也考虑到信息安全和现有网络运行状况，可以实现系统需要连接时实现连接，不需要连接时将系统断开使用，以便提高运行速度。
l 减少工作量，降低出错率。建立资产清查工作中使用的AV久其“北京市行政事业单位资产管理系统”与用友固定资产管理软件之间建立统一的数据接口，可以实现现有固定资产的批量录入；可以实现现有资产的批量导入。
l 资产管理比较清晰。通过信息系统，可以实现资产按部门、分类别进行汇总、统计、分析、打印。
l 对账外资产和低值易耗品进行全面管理。固定资产信息系统可以将XX单位的所有的账外资产和低值易耗品进行全面管理、控制起来。
l 实现固定资产的精细化管理。固定资产管理系统可以将现有资产落实到各处室，将明确具体使用人的资产明确资产管理职能。

4. 应用效果分析
整个系统包括资产日常管理、报表统计、资产申购管理、资产清查管理、重点资产管理、系统管理等模块。提供资产增加、减少、转移、租赁、停用、封存、闲置、报废和调拨等管理功能，提供所需各类报表，提供灵活多样的统计和查询。系统的主要特点是采用了先进的条形码技术，对固定资产进行标识，利用条形码信息介质，对固定资产进行全程跟踪。标识后的资产在进行清查时显示出条形码技术的最突出的特点：方便、快速、准确。使用扫描终端对固定资产上的条形码进行扫描，作为信息录入的手段，大大提高了清查工作的效率，同时保证信息流和资产实物流的对应。